RS8·MeldDesk

Het beheer van klachten en meldingen op een hoger serviceniveau.

WAT KAN RS8•MELDDESK?
RS8•MeldDesk biedt u een informatiesysteem ten behoeve van alle klachten en meldingen die binnen uw gemeente worden geregistreerd. Het ondersteunt de intake, routing, bewaking en levering van managementinformatie betreffende klachten en andere meldingen. RS8•MeldDesk registreert alle meldingen die gerelateerd zijn aan de openbare ruimte, gebouwenbeheer en de milieustraat. Zo kunt u deze meldingen eenvoudig in behandeling nemen en monitoren. Vervolgens kunt u de benodigde managementinformatie inzichtelijk maken middels grafieken en rapportages. RS8•MeldDesk leidt klachten- en meldingenbeheer snel in juiste banen.

VOORDELEN RS8•MELDDESK
• Eenvoudig in gebruik
• Optimaliseert uw dienstverlening
• Verhoogt interactie met uw burgers
• Is altijd bereikbaar: meldingen via internet
• Meldingen komen direct terecht bij de verantwoordelijke ambtenaar/uitvoerder
• Vrij in te richten: ondersteunt uw werkwijze en procedures
• Gemeentebreed inzetbaar voor meerdere diensten
• Verlaagt werkdruk op het meldpunt
• Versnelt doorlooptijd klachtenafhandeling aanzienlijk
• Zorgt voor efficiëntere inzet van mensen en middelen
• Biedt eenvoudig toegang tot managementinformatie, is handige rapportgenerator
• Goede prijs/presentatieverhouding en snelle implementatie (<8 weken)

GEGEVENSUITWISSELING MOGELIJK
De werkprocessen en protocollen van uw gemeente kunnen volledig in RS8•MeldDesk worden opgenomen en op elk moment eenvoudig worden uitgebreid. Hierdoor komen meldingen na registratie direct terecht bij de verantwoordelijke ambtenaar, dienst of derde partij, bijvoorbeeld via e-mail of actielijst. Indien u via een mid-office gegevens wilt uitwisselen van front-office naar back-office, kan RS8•MeldDesk optioneel worden voorzien van een Mid-office Interface (MMI Module), Deze module werkt in de praktijk al bij diverse gemeenten. Met deze interface kunnen uw melders niet alleen een melding doen, maar ook statusinformatie over meldingen opvragen.

Meldingen kunnen op diverse manieren en op diverse locaties worden ingevoerd. Via het RS8•MeldDesk meldingenformulier op uw eigen website kan een melder snel een melding invoeren. De melding wordt automatisch in de database geplaatst. Na acceptatie volgt optioneel een automatisch e-mail- of sms-bericht naar de melder ter bevestiging. Ook kan er een notificatie worden verzonden aan de behandelaar, om aan te geven dat er een melding ter afhandeling aan hem/haar is toegewezen. Uiteraard kunnen meldingen ook via uw front-office worden geregistreerd.

Door de uitgebreide autorisatiemodule van RS8•MeldDesk kunt u in uw organisatie diverse rollen en bevoegdheden toekennen aan gebruikers: van medewerker op het centrale meldpunt tot behandelaar, klachtencoördinator of beheerder. U kunt deze bevoegdheden zowel op basis van geografische structuur (wijken, stadsdelen, buurten) als op basis van functionele structuur toekennen.

RS8•MeldDesk ondersteunt alle aspecten van klachtenmanagement, waaronder:
• Registratie, beoordeling en rubricering
• Toekennen van normtijden
• Toevoegen en bewaken van protocollen
• Terugkoppeling naar melder
• Toewijzing na afhandelaar
• Gereedmelding
• Toezicht op uitvoering van de meldingen
• Rapporten, overzichten en grafieken

HOE WERKT RS8•MELDDESK?
RS8•MeldDesk is geschikt voor multi-user gebruik. Het is praktisch en gebruiksvriendelijk. U kunt bijvoorbeeld koppelingen creëren naar e-mail, foto's of documenten. Ook kunt u het systeem koppelen aan het GBA, stratentabellen en uw website. Het systeem stelt u in staat om meldingen, zoals suggesties, ideeën, klachten en bezwaarschriften, inzichtelijk en meetbaar te maken. Vervolgens kunt u de meldingen vanuit allerlei perspectieven selecteren en grafisch weergeven. Zo heeft u de beschikking over uitgebreide managementinformatie.

AUTORISATIE MOGELIJK
U bepaalt zelf hoe u RS8•MeldDesk inricht. Daarom sluit het systeem altijd aan bij uw eigen organisatie. U beslist zelf eenvoudig over het centraal of decentraal gebruik van RS8•MeldDesk, hoofd- en subcategorieën, normtijden, afdelingen en meer. De uitgebreide autorisatiemogelijkheden stellen u in staat om per gebruiker of functie te bepalen welke acties geautoriseerd zijn en wie er eindverantwoordelijk is. Vertrouwelijke gegevens blijven zo vertrouwelijk.

INZICHT IN GEGEVENS
RS8•MeldDesk maakt gebruik van een centrale Oracle-database. Dit is efficiënt en waarborgt de consistentie van de gegevens. U definieert zelf uw vragen en presenteert de antwoorden als lijst of grafiek. Dat kan met het systeem zelf, maar desgewenst kunt u de gegevens ook exporteren naar Excel of Word. U kunt een overzicht printen van alle nieuwe meldingen of van meldingen die onlangs zijn afgehandeld. U kunt ook een grafiek samenstellen van alle meldingen per melder, of juist van meldingen in een bepaalde categorie, wijk, buurt of periode.

RS8•MeldDesk geeft zo eenvoudig inzicht in het aantal en het type meldingen. Van elke melding is snel op te vragen wat de status is. Er staat genoteerd welke acties al ondernomen zijn en welke acties nog moeten worden uitgevoerd en door wie. U kunt bijvoorbeeld snel inzien welke meldingen vaak terugkomen, welke afdelingen veel meldingen ontvangen en hoeveel meldingen er via het internet binnenkomen.
U heeft bovendien eenvoudig inzicht in de hoeveelheid tijd die de afhandeling van de melding heeft gekost. Zo kunt u knelpunten snel opsporen en het beleid bijsturen. RS8•MeldDesk geeft u inzicht door overzicht.

TECHNISCHE EISEN RS8•MELDDESK
Cliënt
- Windows 2000/XP/Vista/7

Server
- Alle besturingssystemen die Oracle ondersteunen

- Oracle 10 of hoger

Benodigde schijfruimte
- 15 Mb voor de cliëntapplicaties
- 1000 Mb voor de database