Gemeente Meierijstad
Samen met inwoners werken aan de openbare ruimte
Bij de Oost-Brabantse gemeente Meierijstad zijn de werkzaamheden om meldingen af te handelen beter inzichtelijk door het gebruik van MeldDesk. De piekmomenten kunnen medewerkers dankzij het meldingenmanagementsysteem voorspellen. De bezetting is optimaal om meldingen op te volgen.
Na een fusie van drie gemeenten ontstond in 2017 de gemeente Meierijstad. Bij de herindeling ontstond ook de keuze voor een meldingenmanagementsysteem. De eerste maanden maakte Meierijstad nog gebruik van een zaaksysteem, maar al snel stapte de gemeente over op MeldDesk van BeheerVisie. Daarmee kunnen inwoners eenvoudig een melding doorgeven, via een webformulier op de site van de gemeente of via de MijnGemeente app.
Brede toepassing
“MeldDesk is een zeer compleet systeem met legio mogelijkheden”, vertelt beleidsmedewerker John Doomernik. De gemeente gebruikt MeldDesk dan ook voor verschillende doeleinden. “Ten eerste zetten wij MeldDesk in voor meldingen over de buitenruimte. Ook meldingen over bijvoorbeeld defecten aan ondergrondse afvalcontainers kunnen inwoners doorgeven via het webformulier of via de MijnGemeente app van MeldDesk”, vertelt Doomernik. “Daarnaast kunnen inwoners op dezelfde manier overtredingen doorgeven die verband houden met de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), zoals oliesporen, fietswrakken, drugsafval en (geluids)overlast”, vervolgt hij. “Zo komen alle meldingen binnen in één systeem en dat maakt het proces een stuk eenvoudiger.”
Door het gebruik van de MeldDesk app worden meldingen automatisch doorgezet naar buitendienstmedewerkers. Daarnaast beschikken ook buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA’s) over een tablet met de app. Meldingen over overtredingen van de APV komen direct bij hen binnen. Doomernik: “Daardoor zijn BOA’s snel ter plaatse om de problemen te beoordelen en een vervolgactie in gang te zetten.”
SYSTEEM OP MAAT
Vooral de mogelijkheid om het systeem op maat in te richten, bevalt goed. Doomernik: “We kunnen als gemeente zelf bepalen hoe de structuur van het webformulier op de site of in de app eruit ziet en welke categorieën inwoners kunnen aanklikken bij een melding. Ook de omschrijvingen die je aan de keuzeopties verbindt, zijn aan te passen. Zo spitsen we het menu dat melders zien volledig toe op de situatie in onze gemeente en maken we het hen zo eenvoudig mogelijk.” Dat melders automatisch op de hoogte worden gehouden van de voortgang van de afhandeling van hun melding, draagt uiteraard ook bij aan de tevredenheid van inwoners. Doomernik: “Het is een stukje extra service die wij dankzij MeldDesk heel eenvoudig kunnen bieden.”
dIGITAAL
Dat meldingen nu via digitale kanalen verlopen, zorgt voor een soepele afhandeling, vindt Doomernik. “Voorheen moesten we een opdrachtbon uitdraaien voor de buitendienstmedewerker die een melding oppakte. Digitaal werken scheelt papierwerk en voorkomt fouten. Bovendien zien we in een oogopslag waar piekmomenten liggen, waardoor we situaties in de toekomst beter kunnen voorspellen en de bezetting daarop kunnen aanpassen.”
Eén systeem
De overstap naar één digitaal systeem heeft nog een voordeel, volgens Doomernik: “Alle informatie is op één plaats beschikbaar. Daardoor is de werkvoorraad beter inzichtelijk en kunnen we snel zien welke meldingen op welke locatie zijn gedaan.” Dat is zeer bruikbare en nuttige informatie bij het opstellen van beleidsplannen, vindt hij. “Wanneer we bijvoorbeeld streven naar betere rioleringen, kunnen we in MeldDesk zien op welke plaatsen eventueel verstoppingen voorkomen. Zo werken we met behulp van MeldDesk aan een betere openbare ruimte.”