Gemeente Westerwolde
Dienstverlening aan inwoners zit in de lift
Dankzij MeldDesk kan de Groningse gemeente Westerwolde steeds betere dienstverlening bieden aan inwoners. Functioneel Applicatiebeheerder Mike van Vliet: “We kunnen snel anticiperen op binnengekomen meldingen, deze correct afhandelen en inwoners hier tijdig over informeren.”
Sinds begin 2018 gaan de Groningse gemeenten Vlagtwedde en Bellingwedde samen verder als Westerwolde. De keuze van de nieuwe gemeente viel al snel op MeldDesk als dé applicatie voor het doorgeven en afhandelen van meldingen over de openbare ruimte.
Overzichtelijke indeling
Van Vliet: “Bij Vlagtwedde waren we zeer tevreden over MeldDesk en konden we die applicatie eenvoudig inrichten voor onze nieuwe gemeente.” Die herinrichting maakte de applicatie meteen een stuk overzichtelijker. “Wij wilden graag het oerwoud aan subcategorieën overzichtelijk maken”, vertelt Van Vliet. “Samen met Beheervisie hebben we het aantal categorieën behoorlijk kunnen uitdunnen. De overgebleven subcategorieën zijn weer ondergebracht in heldere hoofdcategorieën: groen, afval en wegen bijvoorbeeld. Door deze structurering werken we efficiënter, omdat we informatie vlot kunnen terugvinden. Het is fijn dat BeheerVisie tijdens de implementatie met ons meedacht. De medewerkers geven je het gevoel dat je er niet alleen voorstaat.”
Meteen goed
Het systeem is zo ingeregeld dat meldingen direct bij de juiste medewerker terechtkomen. De gemeente Westerwolde werkt namelijk met drie voormannen die ieder een eigen gebied onder hun hoede hebben. Afhankelijk van de locatie van de persoon die de melding doet, stuurt MeldDesk een bericht automatisch door naar de voorman die het gebied beheert. Van Vliet: “Daar hoeven we zelf niets meer aan te doen. Dat is wel zo makkelijk en scheelt ons tijd.”
Inzetten op preventie
Een ander voordeel van MeldDesk vindt Van Vliet de eenvoud waarmee hij en zijn collega’s informatie uit het systeem kunnen bundelen en aflezen: “Zo kunnen we bijvoorbeeld precies zien hoeveel meldingen er per categorie zijn binnengekomen in een bepaald gebied. Dat overzicht is waardevol, omdat we daardoor kunnen inzetten op preventie.”
Pushberichten
De gemeente is ook blij dat er mogelijkheden zijn om de functionaliteit van MeldDesk verder uit te breiden. Van Vliet: “We gebruiken de MeldDesk app voor buitendienstmedewerkers en sinds kort maken we ook gebruik van de mogelijkheid om pushberichten te versturen. Als een burger via de website een melding maakt, krijgt de verantwoordelijke voorman een pushbericht op zijn of haar mobiele telefoon. Bij spoedgevallen kunnen we nu snel anticiperen en eventuele problemen vlot aanpakken. Dat is niet alleen fijn voor ons als gemeente, maar in de eerste plaats ook voor de inwoners. We willen ernaartoe dat niet alleen voormannen pushberichten ontvangen, maar ook alle buitendienstmedewerkers. Daarvoor moeten we nog een technische slag maken. Als dat is gelukt, zijn medewerkers nog sneller ter plaatse en tillen we onze service naar een nog hoger niveau.”
Toekomst
Gemeente Westerwolde heeft meer toekomstplannen met de applicatie. Ook gevonden en verloren voorwerpen wil de gemeente in de toekomst registreren in MeldDesk. Daarnaast zijn medewerkers op dit moment al bezig om ook alle gemeentelijke gebouwen in het systeem te zetten. Van Vliet: “Dan kan een voorman ook actie ondernemen als het vuilnis bij een school niet is opgehaald of als de verlichting in een sporthal niet werkt.” Nu zijn die meldingen nog niet geregeld in één centraal systeem, waardoor het overzicht ontbreekt. “Als we ook de meldingen over gemeentelijke gebouwen in één systeem kunnen bundelen, kunnen we betere voorzorgsmaatregelen nemen om problemen in de toekomst voor te zijn”, benadrukt Van Vliet.